Training Need Analysis Untuk Perusahaan

Apa itu Training Need Analysis (TNA)?

Training Need Analysis (TNA) atau analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu langkah yang dilakukan sebelum melakukan pelatihan. Merupakan bagian terpadu dalam merancang pelatihan untuk memperoleh gambaran komprehensif tentang materi, alokasi waktu tiap materi, dan strategi pembelajaran. Baca Juga : Mengenal Manajemen Sumber Daya Manusia

Kapan diperlukan Training Need Analysis?

Proses Training Need Analysis dilakukan ketika perusahaan berencana untuk mengadakan sebuah program training. Biasanya ada beberapa hal yang memicu diadakannya analisis kebutuhan pelatihan ini sebagai berikut:

1. Tujuan atau target yang belum dan ingin dicapai
2. Adanya gap antara capaian dan tujuan
3. Kurangnya keterampilan karyawan dalam sebuah tim
4. Penjualan yang terlalu rendah
5. Adanya perubahan lingkungan kerja
6. Persiapan karyawan untuk mutasi atau promosi
7. Adanya situasi transisi tim

Fungsi Dari Training Need Analysis

1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja.
2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context.
3. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional.
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan.
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan.

Jenis Training Need Analysis

Individual Analysis (Analisis Individu)

Analisis individu menitikberatkan pada orang-orang dalam perusahaan yang membutuhkan pengembangan. Data diambil dari kesenjangan antara kompetensi karyawan dengan standar kinerja perusahaan atau penurunan produktivitas.

Materi pelatihan dapat berisikan informasi baru yang berkaitan dengan bidang individu atau motivasi. Sehingga diharapkan karyawan dapat bekerja dengan lebih baik. Baca Juga : Indikator Kondisi Kerja Karyawan

Task Analysis (Analisis Tugas)

Task analysis atau job analysis melihat pada persyaratan sebuah tugas dapat dilakukan. Analisis tugas dilakukan untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan atau skill apa yang dibutuhkan dalam melakukan tugas-tugas tertentu. Dengan dilakukan analisis ini pihak manajemen dapat menyesuaikan pelatihan atau pengembangan yang cocok.

Organizational Analysis (Analisis Organisasi)

Analisis organisasi yaitu menentukan proses pelatihan yang menyeluruh seperti sasaran, rencana, tujuan, serta visi dan misi organisasi. dengan dilakukan analisis ini strategi bisnis perusahaan dapat lebih mudah untuk ditentukan.

Langkah dalam Melakukan Training Need Analysis

Goal Analysis

Dalam membuat program ini hal pertama yang harus ditentukan adalah tujuannya. Tujuan harus menekankan pada target perusahaan serta mempertimbangkan permasalahan apa yang sedang terjadi sehingga ingin diperbaiki. Sehingga semakin jelas apa yang diharapkan dari sebuah program pelatihan atau pengembangan.

Tahap pertama ini berkaitan dengan analisis organisasi untuk melihat dinamika bisnis. Sebisa mungkin, buat tujuan secara kuantitatif. Misalnya yaitu menurunkan tingkat turnover karyawan hingga 15% atau semacamnya.

Problem Analysis

Menemukan masalah yang mungkin saja bukan dari sumber daya manusianya melainkan dari kualitas produk atau kurangnya peralatan yang memadai. Tugas Training Need Analysis adalah membuat laporan yang sesuai dengan keadaan beserta rekomendasi solusi.

Job Role Analysis

Tahap ketiga dilakukan dengan cara mengumpulkan dan menganalisis data mengenai KSA (knowledge, skill, dan attitude) calon peserta pelatihan atau divisinya. Sebagai contoh, tim media memiliki kemampuan digital competencies dan tim sales memiliki kemampuan persuasive communication.

Learner Analysis

Di tahap keempat ini mengumpulkan data dan karakter peserta lalu menganalisisnya. Data tersebut meliputi data diri, pendidikan, latar belakang, pelatihan yang pernah diikuti, posisi kerja, dan lain-lain.

Semua ini dibutuhkan untuk menentukan metode, proses, engagement, gaya bahasa, dan trainer saat training. Pastikan juga karyawan mengetahui mengenai tujuan diadakannya pelatihan agar karyawan mengerti proses pelatihan dan benefit yang akan diterima. Keterlibatan karyawan membuatnya menghargai pelatihan yang diselenggarakan dan juga akan tepat sasaran.

Implementation Analysis

Jika keempat analisis diatas sudah dilakukan, perusahaan semakin mengerti wawasan baru apa yang dibutuhkan karyawan. Dengan begitu, metode terbaik pada proses implementasi pun bisa dilakukan lebih mudah.

Analisis implementasi atau pelaksanaan program terdiri dari penentuan lokasi, materi, dan trainer. Estimasi ROI atau biaya juga bisa dimasukkan di tahap ini. Nantinya, estimasi tersebut bisa disertakan dalam laporan.

Metode dalam Melakukan Training Need Analysis

Observasi Langsung

Dengan observasi langsung, perusahaan dapat menemukan informasi mengenai gap antara skill ataupun performa yang ada. Metode ini meliputi observasi pada metodologi kerja secara teknis, aspek fungsional dari sebuah posisi, hingga tingkah laku karyawan. Hasil dari observasi ini bisa disajikan dalam bentuk kualitatif maupun kuantitatif.

Wawancara

Tidak dapat dipungkiri bahwa wawancara masih menjadi metode yang paling efektif dalam menyusun Training Needs Analysis. Metode ini mengutamakan komunikasi secara langsung dalam menggali informasi terkait gap antara skill dan performa yang relevan, baik itu secara face-to-face maupun virtual.

Focus Group

Membuat focus group akan mempermudah perusahaan dalam brainstorming terkait kesenjangan antara skill dan performa kepada karyawan. Dalam proses brainstorming, diharapkan anggota focus group dapat berdiskusi secara langsung satu sama lain guna menyampaikan masalah yang mereka miliki serta pelatihan apa yang sekiranya mereka butuhkan.

Asesmen/Survei

Asesmen atau survei dapat menjadi metode yang tepat dalam mengidentifikasi penurunan performa dalam sebuah departemen. Survei bisa disebarkan oleh perusahaan kepada karyawan dalam bentuk questionnaire, yang telah dirancang secara khusus dengan kombinasi pertanyaan pilihan ganda dan pertanyaan terbuka.

Feedback Pelanggan

Khusus untuk perusahaan yang bergerak dibidang layanan atau jasa, feedback dari pelanggan bisa dijadikan indikator penting bagi perusahaan untuk menilai performa perusahaan saat ini. Dari feedback pelanggan, perusahaan dapat mengidentifikasi area mana saja yang masih butuh perbaikan ke depannya.

Hasil dari Training Need Analysis

Mengetahui Informasi Karyawan

Melalui Training Need Analysis, perusahaan bisa mendapatkan informasi pengetahuan karyawan mengenai perusahaan, produk, maupun konsumen. Selain itu perusahaan juga akan mengetahui kompetensi karyawan lebih jauh. Sehingga perusahaan menjadi lebih paham akan karyawannya.

Mengetahui Informasi Pekerjaan

Setiap pekerjaan pasti memiliki job description yang berbeda yang harus dipahami oleh pimpinan di setiap tim. Dengan adanya Training Need Analysis, maka informasi pekerjaan dari yang dasar hingga terbaru akan lebih mudah untuk diketahui.

Memudahkan untuk Melibatkan Stakeholders

Analisis untuk program pelatihan yang dibutuhkan akan mendorong perusahaan mencari dukungan. Dukungan tersebut bisa berupa stakeholder internal maupun eksternal.

Melakukan Perencanaan dengan Mudah

Setiap perusahaan memerlukan perencanaan yang matang. Untuk membuat rencana yang sesuai keadaan, diperlukan data yang valid mengenai karyawan, produksi, atau perusahaan.

Analisis ini membantu perusahaan menentukan perencanaan yang tepat dan berkesinambungan dengan hasil program pelatihan. Tanpa training need analysis, sebuah perusahaan hanya akan menebak-nebak atau bahkan berjalan tanpa pegangan. Sebab, tidak ada data valid yang mendasari kegiatan pengembangannya. jika sudah begitu, perusahaan pun tidak berumur panjang.

Your All-in-One Sustainability Platform

Satuplatform hadir untuk mencapai tujuan keberlanjutan dengan menjadi yang terdepan sesuai regulasi yang berlaku. Satuplatform adalah platform all-in-one yang menyediakan solusi komprehensif untuk ESG management, carbon accounting, dan sustainability reporting.

Dengan fitur-fitur Satuplatform, Anda dapat:

1. Mengumpulkan dan menganalisis data ESG secara akurat dan efisien
2. Melacak emisi karbon dan menetapkan target pengurangan emisi
3. Menyusun laporan ESG yang memenuhi standar internasional dan nasional

Satuplatform juga didukung oleh tim ahli yang berpengalaman di bidang keberlanjutan bisnis. Tim ahli kami akan membantu memahami kebutuhan Anda dan mengimplementasikan solusi yang tepat. Hubungi Satuplatform dan dapatkan FREE DEMO sekarang! Wujudkan bisnis yang berkelanjutan, berdaya saing, dan bertanggung jawab bersama Satuplatform.